Política de Privacidad

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Spectross S.A.S., sociedad por acciones simplificada identificada con NIT 902.064.214-6 y domiciliada en Colombia.

A quién y a qué aplica esta política

Esta política cubre tres situaciones distintas:

• Las personas que visitan el sitio growthspectross.com o nos escriben por sus formularios y canales de contacto.
• Las personas que escriben un mensaje directo o dejan un comentario en una cuenta de Instagram o de Facebook cuya mensajería atiende Spectross por encargo de su dueño.
• Los titulares de cuentas de TikTok, Instagram y Facebook —cuentas propias de Spectross o de clientes— que autorizan a nuestra aplicación a publicar contenido en su nombre.

En cuanto a las aplicaciones, esta política cubre las aplicaciones de Spectross S.A.S. conectadas a Meta: Marconz Maria Paula, Spectross Publisher y Portal Spectross Sync, y las que Spectross conecte en adelante, que se publicarán en esta misma página.

Cuándo somos responsables y cuándo somos encargados

Cuando los datos son de nuestros propios contactos comerciales, Spectross es el responsable del tratamiento. Cuando atendemos la mensajería de la cuenta de un cliente, actuamos como encargado: tratamos los datos de las personas que escriben a esa cuenta siguiendo las instrucciones del cliente, que es el responsable frente a su propia audiencia. En ambos casos aplicamos las mismas medidas de seguridad y los mismos plazos de conservación descritos aquí, y atendemos directamente cualquier solicitud que nos llegue.

Datos que recogemos en el sitio web

Cuando alguien nos escribe a través del formulario de contacto recogemos el nombre, el correo electrónico, el teléfono y el mensaje que decida enviarnos. Usamos esos datos únicamente para responder la solicitud y hacer seguimiento comercial.

El sitio también puede registrar datos técnicos básicos de navegación, como la dirección IP aproximada, el tipo de dispositivo y las páginas visitadas, con el fin de mantener el sitio seguro y entender de forma agregada cómo se usa.

Mensajes y comentarios de Instagram y Messenger

Varias de nuestras aplicaciones atienden la mensajería de las cuentas de nuestros clientes. Cuando una persona envía un mensaje directo a una cuenta de Instagram o de Facebook Messenger conectada a Spectross, o comenta una de sus publicaciones, Meta nos entrega y nosotros tratamos:

• El identificador de la persona en Instagram o Facebook: el ID que la plataforma le asigna a quien escribe, junto con el identificador de la conversación.
• El nombre público y el nombre de usuario con los que esa persona aparece en la plataforma.
• El texto del mensaje o del comentario y la fecha y hora en que se envió.
• Los datos que la persona decida darnos dentro de la conversación: normalmente su nombre, su teléfono, su correo electrónico, la sede que le queda cerca y el servicio por el que está preguntando.

No pedimos documentos de identidad, datos financieros, historias clínicas ni ninguna otra categoría de dato sensible, y pedimos a nuestros clientes que tampoco los soliciten por este canal. Si alguien nos envía por su cuenta un dato de esa naturaleza, no lo usamos y lo eliminamos.

Para qué usamos los mensajes

Con una sola finalidad: responder la consulta de la persona y ayudarle a agendar su cita o a recibir la información que pidió, en nombre del cliente dueño de la cuenta.

Para redactar esa respuesta, el texto del mensaje se procesa con apoyo de inteligencia artificial. En concreto, el mensaje se envía a dos proveedores de modelos de lenguaje: Anthropic (Claude), que redacta la respuesta, y OpenAI, que convierte la consulta en una representación numérica con la que se busca la respuesta correcta dentro de la base de conocimiento del cliente. Ambos se consumen a través de sus interfaces para empresas, cuyas condiciones excluyen el uso de esta información para entrenar sus modelos. Una persona del equipo puede revisar y corregir la respuesta antes de que salga.

Si la persona pide que no la volvamos a contactar, dejamos constancia de esa solicitud y la respetamos de forma indefinida. Esa constancia es el único dato que no se borra con el paso del tiempo, precisamente para no volver a escribirle.

Datos que recogemos a través de las APIs de TikTok y de Meta

Cuando el titular de una cuenta conecta nuestra aplicación de publicación con TikTok o con Meta (Instagram y Facebook), las plataformas nos entregan un conjunto limitado de datos. Estos son, en concreto:

• Identificador de la cuenta: el ID único que la plataforma asigna al perfil conectado.
• Nombre de usuario y nombre visible del perfil: para mostrar en nuestro panel a qué cuenta se está publicando y evitar errores de destino.
• Foto de perfil: se muestra junto al nombre de la cuenta en el panel, con el mismo propósito de identificación visual.
• Los videos, imágenes y textos que la aplicación publica en nombre del titular: el archivo de video o imagen, la descripción, los hashtags y la fecha y hora de publicación programada.
• El token de acceso que la plataforma emite para autorizar la publicación, junto con su fecha de expiración.
• El resultado de cada publicación: si se publicó correctamente, el identificador del contenido publicado y, si falló, el mensaje de error devuelto por la plataforma.

No solicitamos ni almacenamos la contraseña de la cuenta. La autorización se hace siempre dentro del flujo oficial de inicio de sesión de TikTok o de Meta.

La aplicación de publicación no accede a los mensajes directos ni a la lista de contactos de la cuenta: su único permiso es publicar. El tratamiento de mensajes y comentarios lo hacen nuestras aplicaciones de atención, y está descrito en la sección anterior.

Para qué usamos esos datos

Los datos obtenidos a través de las APIs de TikTok y de Meta se usan con una sola finalidad: programar y publicar contenido en las cuentas propias de Spectross y en las cuentas de clientes que nos han autorizado por escrito a hacerlo.

En la práctica, eso significa:

• Identificar correctamente en qué cuenta se va a publicar cada pieza.
• Enviar a la plataforma el video, la imagen y el texto aprobados por el cliente, en la fecha y hora programadas.
• Confirmar si la publicación se realizó y, si hubo un error, corregirlo y volver a intentarlo.
• Llevar un registro interno de lo publicado para reportarle al cliente el trabajo ejecutado.

No vendemos ni compartimos datos con terceros

Spectross no vende, alquila ni cede datos personales a terceros, y no los comparte con anunciantes, corredores de datos ni redes publicitarias.

Los únicos terceros que intervienen son los proveedores de infraestructura que necesitamos para operar, que actúan como encargados del tratamiento, procesan la información siguiendo nuestras instrucciones y están obligados a mantener su confidencialidad:

• Meta (Instagram, Facebook y Messenger): es el origen de los mensajes y comentarios y el destino de las publicaciones. Trata los datos según su propia política de privacidad.
• TikTok: plataforma de destino de las publicaciones, según su propia política de privacidad.
• Anthropic (Claude): recibe el texto del mensaje para redactar la respuesta que se envía a la persona.
• OpenAI: recibe el texto de la consulta para convertirlo en la representación numérica con la que se busca la respuesta en la base de conocimiento.
• Supabase: base de datos donde se guardan la conversación, los datos de contacto y el registro de envíos. Es un servicio en la nube que se ejecuta sobre infraestructura de Amazon Web Services.
• Hostinger: aloja growthspectross.com y sus subpáginas, y también el servidor propio de Spectross donde corren las automatizaciones.
• Google (Google Drive y Google Cloud): almacena los videos e imágenes pendientes de publicar y el calendario de publicaciones.

El motor de automatización que conecta todas estas piezas es n8n, software que Spectross ejecuta en su propio servidor: no es un tercero que reciba los datos, pero el servidor en el que corre está en Estados Unidos, como se explica en la sección siguiente.

Fuera de estos casos, solo entregaríamos información si una autoridad competente lo exige mediante una orden legal válida.

Dónde se procesan tus datos

Spectross S.A.S. está domiciliada en Colombia, pero la infraestructura que usa para operar está en Estados Unidos:

• La base de datos (Supabase) se ejecuta en la región de Amazon Web Services en Virginia del Norte (us-east-1).
• El servidor propio donde corren las automatizaciones (n8n), contratado con Hostinger, está también en Estados Unidos.
• Los modelos de Anthropic y de OpenAI se consumen desde sus servicios en Estados Unidos.

Esto significa que tus datos personales se transfieren fuera de Colombia. Lo declaramos de forma expresa porque la Ley 1581 de 2012 lo exige, y al usar nuestros canales y aceptar esta política autorizas esa transferencia internacional. Elegimos proveedores que acreditan estándares de seguridad equivalentes a los que exige la normativa colombiana, y toda la comunicación con ellos viaja cifrada.

Cuánto tiempo conservamos los datos y cómo los eliminamos

Guardamos cada tipo de dato solo mientras cumple su propósito:

Mensajería de Instagram y Messenger:

• Texto de los mensajes y comentarios: noventa (90) días desde el último mensaje de la conversación. Después se eliminan automáticamente.
• Registro técnico de ejecución de las automatizaciones, que incluye una copia del mensaje recibido: noventa (90) días, con borrado automático.
• Datos de contacto de la persona interesada (nombre, teléfono, correo, sede e interés declarado): doce (12) meses desde el último contacto. Se conservan más tiempo que la conversación porque son el dato con el que se le puede dar seguimiento a una solicitud hecha meses atrás.
• Registro de envíos: doce (12) meses. Guarda únicamente el identificador que devuelve Meta cuando un mensaje sale bien, o el error cuando falla; no guarda el texto del mensaje.
• Solicitudes de no ser contactado: se conservan de forma indefinida. Es la única excepción, y existe para poder respetar la decisión de la persona: si borráramos ese registro, el sistema volvería a escribirle.

Publicación de contenido (TikTok y Meta):

• Token de acceso: mientras la conexión esté activa. Se elimina de forma inmediata y automática cuando el titular desconecta la aplicación o cuando el token caduca.
• Identificador, nombre de usuario y foto de perfil: mientras la cuenta esté conectada. Se eliminan dentro de los treinta (30) días siguientes a la desconexión.
• Videos, imágenes y textos pendientes de publicar: hasta que se publiquen. Los archivos originales se conservan como respaldo hasta doce (12) meses después de la publicación y luego se borran.
• Registro de publicaciones realizadas: hasta doce (12) meses después de terminada la relación con el cliente, para efectos de reporte y soporte.

Sitio web:

• Datos de contacto enviados por el formulario del sitio: hasta dos (2) años desde el último contacto, o antes si el titular pide su supresión.

Estos plazos se cumplen mediante procesos de borrado automático programados, no por revisión manual. La eliminación se hace borrando el registro de nuestras bases de datos y los archivos del almacenamiento en la nube. Si además el titular pide expresamente la supresión de sus datos, la ejecutamos a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud y se lo confirmamos por escrito.

Cómo pedir la eliminación de tus datos

Puedes pedir que borremos tus datos en cualquier momento, sin dar explicaciones y sin costo. Hay tres caminos:

• Escríbenos a cristian@growthspectross.com desde cualquier correo, indicando tu nombre y el usuario de Instagram o Facebook con el que nos escribiste, para poder encontrar tus datos.
• Pídelo dentro de la misma conversación: escribe «eliminar mis datos» en el chat de Instagram o Messenger por el que nos contactaste y la solicitud llega a nuestro equipo.
• Revoca el acceso de la aplicación desde los ajustes de la propia plataforma, como se explica en la sección siguiente.

Confirmamos la recepción de la solicitud, ejecutamos el borrado dentro de los treinta (30) días siguientes y te avisamos por escrito cuando esté hecho. El paso a paso completo, con lo que se borra y lo que por ley no podemos borrar, está en la página de instrucciones de eliminación de datos.

Cómo revocar el acceso de la aplicación

El titular de la cuenta puede retirar la autorización en cualquier momento y sin dar explicaciones. Hay dos caminos, y ambos son válidos:

Desde la propia plataforma

• TikTok: Perfil → Ajustes y privacidad → Seguridad y permisos → Aplicaciones autorizadas, y allí retirar el acceso de la aplicación de Spectross.
• Meta (Instagram y Facebook): Configuración → Centro de cuentas o Aplicaciones y sitios web, y allí eliminar la aplicación de Spectross de las aplicaciones conectadas.

Escribiéndonos

También puedes solicitar la desconexión y la eliminación de tus datos escribiendo a cristian@growthspectross.com. Confirmamos la recepción y ejecutamos la desconexión y el borrado en los plazos indicados en la sección anterior.

Al revocar el acceso, la aplicación deja de publicar de inmediato en esa cuenta y el token deja de ser válido.

Seguridad de la información

Aplicamos medidas razonables para proteger la información: los tokens y las claves de acceso se guardan cifrados, el acceso a la base de datos y al panel está restringido a las personas del equipo que lo necesitan para trabajar, y toda la comunicación con las APIs de Meta, TikTok y los proveedores de modelos viaja por conexiones cifradas (HTTPS).

Derechos del titular (Ley 1581 de 2012)

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer qué datos tuyos tratamos y cómo lo hacemos, de forma gratuita.
• Actualizar los datos que estén desactualizados.
• Rectificar los datos que sean parciales, inexactos o induzcan a error.
• Suprimir tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Revocar la autorización que nos diste para tratarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que hemos incumplido la ley.

Cómo ejercerlos

Escríbenos a cristian@growthspectross.com indicando tu nombre, el derecho que quieres ejercer y un dato que nos permita identificar tu cuenta o tu solicitud. También puedes llamarnos al +57 301 254 3778.

Respondemos las consultas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme a los plazos de la Ley 1581 de 2012. Si necesitamos más tiempo, te lo informamos con las razones y la fecha en que atenderemos la solicitud.

Menores de edad

Nuestros servicios y aplicaciones están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recogemos datos de menores de manera consciente; si detectamos que lo hicimos, los eliminamos.

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios, nuestros proveedores o la normativa aplicable. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con la fecha de actualización visible al inicio del documento.